Tarefas repetidas na exportação? Saiba como automatizar

Quando nos deparamos com processos longos que demandam muito tempo para serem realizados, percebemos o quanto de tempo perdemos em não automatizar os nossos processos. 

Essa situação se dá muito quando falamos de processos repetitivos de exportação que necessitam de muito tempo e atenção, como por exemplo,  a geração da DU-E. Você sabe muito bem do que estou falando né? 

Hoje queremos te falar justamente sobre como podemos automatizar as atividades repetidas no Comércio Exterior. 

Veja o que vamos falar hoje: 

• Saiba o que é automatização
• Compreenda porque é importante automatizar
• Veja os benefícios de automatizar de processos repetidos dentro da Exportação
• Veja como automatizar os processos da Exportação
• Compreenda o papel da Tecnologia nesse processo
• Saiba por onde começar.

Vamos lá! 😉

O que é automatização? 

Quando falamos em automatizar as atividades repetidas, nada mais é do que tornar prático, rápido e eficiente um processo.

É normal que as tarefas repetitivas tomem grande parte do dia do nosso setor de exportação, da mesma forma, que é normal que existam processos longos, complexos e que demandam atenção na hora de serem executadas. Porém, existem alguns processos repetitivos que podem sim serem automatizados.

Porque automatizar?

A automatização busca tornar prático o processo que é lento, devagar e trabalhoso, fazendo com que o colaborador que está executando essas atividades se torne mais produtivo, criativo e integrado aos demais projetos da empresa. 

Ou seja, a automatização busca fazer com que o profissional de Exportação seja mais crítico ao que ele desenvolve. 

Os benefícios de Automatizar os Processos Repetitivos 

Quando falando em automatizar os processos, é normal que o colaborador afetado, pense que será uma forma de ficar com mais tempo livre ou até mesmo, ser realocado dentro da empresa. 

O que acontece na verdade é que, automatizar os processos repetidos, além de tornar o profissional mais ativo, engajado e criativo com a empresa, é uma forma de trazer outros resultados e expectativas para o setor de Exportação. 

O processo como um todo apresenta diversos benefícios e dentro eles queremos destacar esses: 

1. Automatizando processos você tem mais ganho de tempo para você e para sua equipe. 
2. Automatizar os processos faz com que a sua equipe desenvolva um senso crítico nos processos, proporcionando uma análise melhor do que é feito e como é feito. 
3. Visualizando as etapas do processos, facilita com que você possa identificar os pontos de melhorias, onde deve mudar ou não, assim, você e o seu departamento de exportação ganham tornando o processo mais eficiente.

Mas como automatizar processos da Exportação?

Eu sei que na exportação muitos processos são extensos, grandes e levam tempo para serem realizados, principalmente quando falamos na emissão e geração de DU-E, a Declaração Única de Exportação. 

A DU-E quando possui muitos itens ou conta com muitas descrições acaba por se transformar em um processo repetitivo no setor da exportação, afinal, cada DU-E pode possuir até 999 itens, ai você já imaginou quanto tempo pode levar, não é mesmo?

Para você ter ideia e pegando um simples exemplo de processo de exportação grande, o profissional pode levar até 1 semana fazendo o processo, porém automatizando, esse tempo pode ser reduzido para 5 minutos. São horas preciosas que o profissional otimiza no seu dia e assim pode agregar valor em outras demandas mais especiais. 

A inclusão da Tecnologia nesse processo

A tecnologia e a internet é ainda, considerada, nova no mercado e nós sabemos que ela veio para ficar. 

Por meio da Tecnologia conseguimos identificar formatos de como tornar os processos repetidos da exportação, muito mais ágeis, diretos e dinâmicos

Na hora que você estiver  considerando automatizar os processos recorrentes da exportação, pense com carinho em como incluir a tecnologia e sistemas digitais nesse procedimento.

Como fazer a automatização dos processos?

Quando você estiver decidido que precisará automatizar as tarefas repetidas na exportação, será preciso planejar algumas etapas para que tudo saia bem. 

Por isso, selecionamos algumas etapas abaixo que podem te ajudar a organizar essa mudança. São elas: 

Etapa 1: Verifique  quais processos necessitam ou não serem automatizados. 

Busque aqui nesta etapa, identificar as etapas que podem e precisam ser automatizadas e além disso, verifique qual a real necessidade dela passar por essa mudança. 

Etapa 2: Crie um cronograma

Quando apenas pensamos que precisamos fazer tal coisa, mas não nos organizamos para realizar ela de fato, é muito complicado fazer acontecer de fato. 

Portanto, crie uma planilha estipulando prazos, responsáveis e procure descrever como a tarefa deverá ser feita e compartilhe com as pessoas que ajudarão você nessa etapa. 

Esse documento será importante para identificar em qual parte o processo está, quais as etapas necessitam de mais ou menos atenção e qual é o papel de cada um dentro da entrega. Além disso, caso necessário, você saberá quem cobrar caso algo esteja atrasado.  

Etapa 3: A Tecnologia é sua amiga! 

Hoje com sistemas cada vez mais integrados e conectados, contar com uma ferramenta que facilite ou até mesmo, proporcione essa integração, fará toda a diferença nessa mudança. 

Existem diversos softwares que ao procurar na internet, você pode identificar. Porém, busque por aquele que mais conhece a realidade da exportação e cada detalhe que você precisa.

Ah, identifique também aquele que possui um atendimento especializado dentro da exportação. Aqui na empresa, nós contamos com o Sistema FComex que é reconhecido pelo atendimento diferenciado que é considerado, quase uma consultoria por nossos clientes e nós percebemos como isso faz a diferença na realização dos processos de Exportação. 

Etapa 4: MUDE!

Sabe aquele ditado que quem muito planeja, pouco faz? Não deixe isso se tornar uma realidade na sua empresa.

Identifique as tarefas repetidas na exportação que podem ser automatizados, compreenda como esse processo funciona, delegue funções e atividades e execute. 

Mas claro que não basta só executar e deixar a automatização ali funcionando para sempre, faça manutenções e otimize os seus processos. 

Como funciona a Automatização da DU-E

É possível automatizar tanto a elaboração da DU-E, como a consulta da Declaração de Exportação. Para tanto, o próprio governo possui toda a documentação e estrutura para que qualquer empresa desenvolva esta integração com o Portal Siscomex.

Logo, sua empresa pode desenvolver internamente a automatização da DU-E ou adquirir no mercado soluções prontas como a disponibilizada pela Fazcomex, com o Software Fcomex e o Extrator de dados do Siscomex.

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