Entenda como otimizar e agilizar o seu tempo no trabalho

Da mesma forma que falamos sobre produtividade, precisamos identificar pontos que acabam com ela e hoje queremos dar algumas dicas para ajudar que você encontre quais os pontos que prejudicam a sua produtividade no ambiente de trabalho.

Vamos as dicas:

Desenvolver várias tarefas simultaneamente

A realização de várias tarefas ao mesmo tempo pode ser prejudicial para a sua produtividade no trabalho. Há quem, de fato, consiga fazer diferentes coisas ao mesmo tempo, sem deixar de entregar qualidade. O caso é que essa habilidade não está presente na maioria das pessoas e, sinceramente, não é tão positiva quanto alguns profissionais costumam considerar.

Por melhor que você seja, o ideal é manter o foco em cada uma das suas tarefas fazendo elas com mais calma e dedicação. Isso significa que será possível ir além do óbvio, ou seja, entregar um resultado mais completo.

Uma boa ideia é fazer um planejamento do seu dia, dividindo as tarefas em bloco. Divida elas entre prioridades, como: Importantes, para hoje e se sobrar tempo. Cumpra com os prazos estabelecidos e, se for possível, automatize alguns processos, como a emissão de DU-Es, por exemplo. Utilize sistemas para facilitar este processo e ganhe tempo evitando essa parte operacional.

Excesso de conectividade

A consequência do excesso de conectividade é que os limites entre vida profissional e pessoal acabam se perdendo. As pessoas se sentem pressionadas a responder e-mails imediatamente e a acompanhar constantemente as trocas de mensagens em aplicativos e redes sociais, por receio de perder assuntos importantes.

Isso pode não ser saudável nem produtivo, uma vez que o excesso de demanda gera estresse e desconforto. Um bom profissional precisa respeitar os limites entre a vida pessoal e a profissional e compreender que em certos momentos não é oportuno de celulares para assuntos pessoais. Por outro lado, uma certa flexibilidade quanto ao uso de redes sociais em horários que não prejudiquem o trabalho pode ser até positiva, proporcionando espaço para a criatividade.

Tempo e energia desperdiçado em tarefas de baixa prioridade

Fazer tarefas de baixa prioridade, consome o seu tempo e disposição. Prefira resolver os assuntos mais importantes e que são fundamentais para fazer com que o seu dia desenvolva do que as tarefas mais “rápidas”.

Escolher as tarefas mais rápidas, afeta significativamente a sua produtividade. Ele drena sua energia porque você dedica todo o seu tempo de trabalho em tarefas sem importância e, em seguida, você precisará se preocupar com as tarefas que você deveria ter trabalhado antes. Através dessa estratégia você será capaz de determinar a próxima tarefa importante na qual está trabalhando e executá-la imediatamente.

Falta de sono

O sono faz uma grande diferença em sua produtividade e no seu dia de trabalho. Não ter uma boa noite de sono faz com que a sua atenção seja desviada frequentemente no trabalho. A falta de sono adequado faz com que seja difícil se manter alerta e atento e mantém você desmotivado e descomprometido com o seu trabalho. Estudos sugerem que é importante, em particular para os jovens, ter uma boa noite de sono de pelo menos 7 a 8 horas.

Falta de feedback

Essa dica é para a Gestão: Para que seu time atue com eficiência, é necessário que você dê feedback.

Por meio do feedback, os colaboradores entendem se seu desempenho está dentro do esperado ou se precisam melhorar. Um gestor que oferece feedback mostra que respeita e valoriza sua equipe, pois estimulará a autoestima e a autoconfiança.

Portanto, você precisa conhecer bem o seu time e estar pronto para oferecer críticas construtivas, orientar e remanejar tarefas de acordo com as habilidades de cada um.

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Sinara Bueno
Sinara Bueno

Despachante Aduaneira, formada em Comércio Exterior e empreendedora. Apaixonada por criar e inovar no Comex! Trabalhou na área de importação e exportação de indústrias, consultorias de comércio exterior e, nos últimos anos, tem se dedicado aos sistemas para comex. É co-founder da Fazcomex