A rotina operacional do comércio exterior mudou drasticamente nos últimos anos. A evolução do Portal Único Siscomex, a consolidação da DUIMP, o crescimento do Catálogo de Produtos, as integrações com LPCO, regimes especiais, eventos da importação e exportação e a necessidade de manter informações consistentes transformaram a tecnologia em um fator estratégico para a operação.

Hoje, administrar processos utilizando duas, três ou até quatro ferramentas diferentes deixou de ser apenas uma questão de preferência. Em muitos casos, tornou-se uma fonte silenciosa de custos, retrabalho e perda de produtividade.

Vamos saber mais sobre este assunto que vai te ajudar a entender como simplificar os processos de Despachantes Aduaneiros e Comissárias de Despachos!

Confira os seguintes tópicos:

• Quando um processo começa em um sistema e termina em outro, o risco aumenta
• O verdadeiro custo não está na licença dos sistemas de despachantes aduaneiros
• O Novo Processo de Importação exige informações consistentes do início ao fim
• A gestão deixa de ser operacional e passa a ser estratégica
• O problema dos dados duplicados
• O cliente também percebe quando os processos não estão integrados
• Integração significa previsibilidade
• IA também depende de dados organizados
• Menos sistemas significam menos integrações para manter
• A escalabilidade depende da plataforma
• O mercado está caminhando para plataformas integradas
• Antes de contratar mais uma ferramenta, faça uma pergunta
• Fazcomex

Bora lá? 😉


Quando um processo começa em um sistema e termina em outro, o risco aumenta

É comum encontrar operações em que o cadastro do cliente está em um software, o acompanhamento logístico em outro, o financeiro em uma terceira plataforma e os controles de DUIMP, Drawback ou Catálogo de Produtos distribuídos em aplicações diferentes.

À primeira vista, essa estrutura parece funcionar. Porém, na prática, ela cria diversos pontos de ruptura operacional.

Cada vez que um colaborador precisa copiar informações entre sistemas, importar planilhas, conferir documentos manualmente ou atualizar dados em mais de um ambiente, surgem oportunidades para inconsistências, divergências cadastrais e perda de rastreabilidade.

Quanto maior o volume de processos, maior o impacto dessa fragmentação.

O verdadeiro custo não está na licença dos sistemas de despachantes aduaneiros

Muitos gestores analisam apenas o investimento mensal em software.

O problema é que o maior custo normalmente não está na mensalidade.

Ele aparece em fatores como:

• retrabalho operacional;

• necessidade de conferências manuais;

• duplicidade de cadastros;

• dificuldade para localizar documentos;

• divergências de informações entre setores;

• aumento dos follow-ups internos;

• perda de produtividade da equipe;

• demora para responder clientes.

Quando esses fatores são somados ao longo de centenas de processos por mês, o impacto financeiro costuma superar, com facilidade, qualquer economia obtida na contratação de ferramentas isoladas.

O Novo Processo de Importação exige informações consistentes do início ao fim

A lógica da DUIMP foi construída para reaproveitar informações previamente cadastradas, especialmente por meio do Catálogo de Produtos e dos operadores estrangeiros. O objetivo é reduzir redundâncias, melhorar a qualidade dos dados e integrar os processos de importação.

Isso significa que inconsistências cadastrais deixam de afetar apenas um documento específico e passam a impactar diversas etapas da operação.

Quanto mais descentralizados estiverem os dados, maior será o esforço necessário para garantir conformidade.

A gestão deixa de ser operacional e passa a ser estratégica

Empresas que concentram todas as informações em um único ambiente conseguem acompanhar indicadores importantes da operação praticamente em tempo real.

É possível identificar gargalos, processos próximos do vencimento, operações críticas, custos por processo, produtividade das equipes e indicadores de SLA sem depender de planilhas paralelas ou consultas em diferentes plataformas.

Essa mudança permite que gestores deixem de atuar apenas apagando incêndios e passem a tomar decisões baseadas em dados.

O problema dos dados duplicados

Imagine alterar um cadastro de produto.

Agora imagine precisar repetir essa atualização em três sistemas diferentes.

Depois conferir se todas as integrações permaneceram corretas.

Esse tipo de atividade consome horas da equipe todos os meses.

Além disso, basta uma informação permanecer desatualizada para que surjam divergências em documentos, tratamentos administrativos ou conferências posteriores.

No cenário atual do comércio exterior, qualidade da informação passou a ser um diferencial competitivo.

O cliente também percebe quando os processos não estão integrados

Não é apenas a equipe operacional que sente os efeitos da fragmentação.

O cliente percebe quando precisa solicitar atualizações constantemente, quando recebe informações divergentes ou quando depende de diversos e-mails para acompanhar o andamento dos processos.

Cada follow-up manual representa tempo investido em uma atividade que poderia estar automatizada.

Empresas que oferecem transparência operacional conseguem fortalecer o relacionamento com seus clientes e aumentar significativamente a percepção de valor do serviço prestado.

Integração significa previsibilidade

Uma plataforma integrada permite que informações financeiras, documentos, eventos aduaneiros, controles logísticos, indicadores operacionais e histórico dos processos estejam disponíveis em um único ambiente.

Isso reduz a dependência de conhecimento individual dos colaboradores e facilita treinamentos, auditorias internas e substituições de equipe.

A operação deixa de depender de pessoas específicas para depender de processos bem estruturados.

IA também depende de dados organizados

Muito se fala sobre Inteligência Artificial aplicada ao comércio exterior.

Entretanto, poucos observam um detalhe importante.

A IA somente entrega bons resultados quando trabalha sobre dados padronizados, estruturados e confiáveis.

Se as informações estão espalhadas em diferentes sistemas, planilhas e documentos, o potencial de automação diminui consideravelmente.

Por isso, antes de pensar em inteligência artificial, é fundamental organizar a base operacional.

Menos sistemas significam menos integrações para manter

Outro aspecto frequentemente ignorado é o custo de manutenção.

Quanto maior o número de softwares utilizados pela empresa, maior também será o número de integrações necessárias, atualizações, treinamentos, controles de acesso e suporte técnico.

Essa complexidade cresce de forma proporcional ao volume operacional.

Em operações maiores, isso representa um risco significativo para a continuidade dos processos.

A escalabilidade depende da plataforma

Muitas empresas conseguem administrar cinquenta processos utilizando controles paralelos.

Administrar quinhentos processos já é outra realidade.

Quando a operação cresce, ferramentas desconectadas passam a limitar a produtividade da equipe.

O crescimento sustentável exige processos padronizados, informações centralizadas e automações capazes de absorver o aumento do volume operacional sem exigir crescimento proporcional da equipe.

O mercado está caminhando para plataformas integradas

A própria evolução do Portal Único Siscomex demonstra essa tendência.

A proposta do programa sempre foi reduzir redundâncias, integrar informações e simplificar a comunicação entre os intervenientes públicos e privados do comércio exterior.

As empresas que acompanham essa transformação também precisam revisar sua arquitetura tecnológica.

Quanto mais integrada for a operação, maior será a capacidade de adaptação às mudanças regulatórias.

Antes de contratar mais uma ferramenta, faça uma pergunta

Sempre que surgir uma nova necessidade operacional, vale refletir:

"Precisamos realmente de outro sistema ou precisamos integrar melhor nossos processos?"

Na maioria das vezes, o problema não está na falta de funcionalidades.

Está na dispersão das informações.

Ou seja, o comércio exterior brasileiro está entrando em uma fase em que velocidade, rastreabilidade e qualidade dos dados serão fatores decisivos para a competitividade das comissárias de despacho e dos despachantes aduaneiros.

Continuar operando com diversas ferramentas desconectadas significa aceitar retrabalho, perda de produtividade e menor capacidade de crescimento.

Centralizar importação, exportação, DUIMP, Catálogo de Produtos, Drawback, Tracking, financeiro, indicadores gerenciais e inteligência operacional em uma única plataforma não é apenas uma decisão tecnológica. É uma decisão estratégica para empresas que desejam ganhar escala, reduzir riscos e oferecer um serviço cada vez mais eficiente aos seus clientes.

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A Fazcomex é uma empresa de tecnologia especializada em soluções para o comércio exterior, comprometida em simplificar, automatizar e dar inteligência às operações de importação e exportação. Desde o início da nossa jornada, em 2017, temos como propósito facilitar o acesso à tecnologia no setor aduaneiro, oferecendo ferramentas robustas, intuitivas e sempre atualizadas com as exigências do Portal Único Siscomex.

Nos orgulhamos de estar ao lado de nossos clientes em cada atualização sistêmica do governo federal, guiando empresas na adoção da DUIMP, Catálogo de Produtos, CCT Importação e Exportação, Drawback, LPCO, entre outros. Somos mais do que fornecedores de software, somos parceiros estratégicos na jornada digital do comércio exterior brasileiro.    

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