Certificado Digital o que é?

Para quem quer trabalhar de forma segura com documentos online e tem receio de como é usado, precisa entender como funciona o certificado digital. 

Esse certificado é como um reconhecimento perante algum órgão de que as informações dadas para a assinatura de contratos onlines ou emissão de notas fiscais são verídicas. Isso tudo com o controle da prefeitura ou secretaria da fazenda, que em sua maioria exige ter um certificado digital.

Por isso, exportadores são obrigados a ter esse produto para o uso do Portal Siscomex, pois o torna obrigatório para criação de notas fiscais.

O que é Certificado Digital?

O certificado digital é um documento eletrônico usado com objetivo de verificar se assinaturas de contratos, nota fiscais ou qualquer documentação feita por meio da internet tenha suas informações corretas, garantindo que não exista fraude entre as duas partes e sempre com consentimento de um terceiro, que no caso é o órgão fiscalizador que garante a legitimidade da assinatura. 

O certificado digital tem como principal ideia ser uma forma de segurança para emissão de documentos fiscais. Quando se é feita uma nota, é gerado um código único que não pode ser alterado, caso seja modificado, já o torna inválido.

Na prática, ele funcionaria como um documento virtual, permitindo assim proteção nos processos de operações online.

Esse modelo foi disponibilizado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, comandado pela Autoridade Certificadora Raiz (AC-RAIZ) criado em 2001, justamente para viabilizar toda e qualquer transação feita por meios digitais, pois além da segurança ele facilita ao acesso da pessoa que está assinando a nota em questão, diminuindo casos de fraudes. 

Outro ponto chave da adesão do certificado é a agilidade que traz no reconhecimento de documentos para assinatura.

Quem pode pode ter e como fazer um certificado digital?

 Tanto Pessoa Física como Pessoa Jurídica podem ter um certificado digital. Para tanto basta seguir alguns passos como:

Passo 1 – Escolher uma das Autoridades Certificadoras (AC): 

Essas autoridades existem no Brasil inteiro e podem ser verificadas no site do instituto nacional de tecnologia da informação.

Provavelmente você já deve conhecer algumas delas, como: 

  • Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO);
  • Caixa econômica federal;
  • Serasa Experian;
  • Receita Federal do Brasil; e
  • Imprensa Oficial do Estado de São Paulo.
Elaboração para Emissão de DU-E

Passo 2 – Solicitação do Certificado.

Após escolher a autoridade certificadora, acesse o site da mesma e solicite o seu certificado. Existem dois modelos comuns, que são: 

A1:O certificado digital A1, possui validade de até 1 ano. Ele é um arquivo digital que deve ser armazenado no computador.

A3: O certificado digital tem uma validade maior que o A1, chegando até cinco anos. Sua acessibilidade é física, podendo ser armazenado em pen-drive ou token criptográfico. 

Passo 3 – Agendamento 

Agende o dia e horário de comparecimento na unidade de registro. É necessária a sua ida diretamente na unidade que foi escolhida para validar os dados, apresentar documentos e fazer a biometria facial e digital.

Passo 4 –  Após isso, será confirmada a validação e o certificado estará pronto:

  • Opção 1:  Caso você tenha optado pelo certificado do tipo A1: A AC, Autoridade Certificadora, notificará você sobre os procedimentos para baixar o certificado;
  • Opção 2:  No caso do certificado tipo A3: O certificado é entregue em cartão ou token na própria Autoridade.

Diferenças entre o certificado tipo A1 e A3:

Entre os certificados disponíveis, sendo eles o A1 e o A3, existem algumas diferenças interessantes que você precisa saber. Sendo: 

Certificado Digital A1:

O certificado A1, é aquele modelo que não necessita o uso de pen-drives ou tokens, podendo ser utilizado diretamente em computadores. Este modelo tem a validade de um ano.

As Vantagens deste modelo são: 

  • A certificação é instalada diretamente no computador da empresa podendo ser requisitado na hora de realizar a emissão da DU-E (Declaração Única de Exportação). 
  • É desnecessário o uso da senha da chave diariamente, ou seja, poucas pessoas poderão ter acesso a senha. 
  • Ela só será requisitada no acesso a um computador fora da empresa
  • Também possível o uso da certificação simultaneamente em emissões de NF-e/NFS-e/NFC-e; e
  • O  A1 é o certificado que funciona dentro do sistema Fcomex

Desvantagens: 

  • O certificado vale apenas por 12 meses;
  • Caso de problema com a máquina o documento virtual poderá ser perdido; 
  • Não existe uma segunda via. 

Certificado Digital A3:

Diferente do Certificado A1, o A3 possui estrutura física, geralmente armazenado em pen-drives ou token, sendo acessível para ser levado a qualquer computador. 

Vantagens: 

O certificado pode ser enviado a qualquer computador por ser portátil e a validade pode chegar a cinco anos. 

Desvantagens: 

É necessário o uso da senha a cada utilização. Assim, todos os usuários precisam conhecê-la. Também há o risco de extravio ou perda, invalidando o uso e só pode ser usado em um computador por vez.

Porque usar um certificado digital?

Esse certificado traz grandes facilidades para o empresário que quer agilizar seus processos de exportação e manter a sua segurança.

Além disso, no caso de assinaturas de  documentos e contratos digitais, a vantagem é que proporciona a mesma validade que um documento em papel, podendo agilizar o processo e não precisando imprimir ou gastar insumos, podendo ser facilmente ser enviada por e-mail e assinada de qualquer lugar. 

Elaboração para Emissão de DU-E

O certificado digital também garante  acessos a sistemas e informações de órgãos governamentais, sem ter que se deslocar ao órgão presencialmente. 

Além de garantir o acesso seguro, o certificado também autoriza a rápida alteração de informações em registros evitando processos burocráticos, ou seja, você ganha mais agilidade nos seus processos de Exportação.

Profissionais como despachantes, importadores e exportadores, que podem trabalhar com mais segurança e agilidade nos processos.

Com o documento virtual os profissionais têm a possibilidade de trabalhar com sistemas integrados e seguros, diminuindo a burocracia e trazendo integração; Como por exemplo, o Sistema de Emissão de DU-E, FComex, que é através de webservice junto com o Portal Único. 

Benefícios do Certificado Digital: 

  • Validade Jurídica;
  • Autenticidade;
  • Confidencialidade;
  • Integridade; e
  • Exclui a necessidade de ir presencialmente a sede governamentais e de empresas.

É necessário o uso do certificado digital no Siscomex? 

O portal Siscomex foi criado para facilitar os serviços de exportações e importações brasileiras, com o intuito de incentivar o trabalho de comércio exterior para empresários, despachantes aduaneiros, transportadores, e etc…  

Para o uso do portal é obrigatório a utilização do certificado digital. Há pouco tempo o Siscomex alterou os seus processos facilitando o trabalho em sistemas governamentais e a legislação pertinente às operações de comércio exterior, como por exemplo, a chegada da DU-E e a DUIMP.

Tela do Portal Único Siscomex com Acesso do Certificado Digital

Logo acima da página inicial do Siscomex podemos ver o acesso diretamente com o certificado digital. 

Conseguiu compreender o uso do certificado digital e sua importância? se inscreva no nosso blog e fique atento ao Comércio Exterior.