Processos do comércio exterior: aprenda como evitar o retrabalho

Trocar experiências para compreender como elas se encaixam no nosso dia a dia, ou na nossa empresa, faz com que conversas com outras pessoas fiquem naturalmente mais interessante e quando agregamos isso ao mundo do comex, o assunto fica ainda melhor, não é mesmo?

Pensando em trocar experiências com você, ai do outro lado, criamos este conteúdo para te ajudar nesse grande desafio.

Aqui neste artigo você verá:

  • Como os erros atrapalham os métodos;
  • Algumas falhas mais comuns da área; e
  • Como evitar o retrabalho.

É importante começar compreendendo como alguns erros em atividades pode ser prejudicial ao nosso dia a dia em comércio exterior.

Como os erros atrapalham os métodos do comércio exterior?

Que equívocos atrapalham, todo mundo sabe, e claro, atrapalha em qualquer profissão, segmento e etc.

Os pequenos erros afetam diretamente a produtividade do profissional que está desenvolvendo ela, mas quando falamos em comércio exterior, os erros podem podem prejudicar seriamente o trabalho.

A profissão demanda que certas atividades sejam realizadas ao longo de períodos maiores devido aos prazos de importação e exportação que qualquer tipo de atraso pode ser extremamente prejudicial. E em alguns casos, pode até mesmo, comprometer a logística do negócio.

Algumas falhas mais comuns da área

É normal que, com a grande quantidade de demandas que surgem ao longo do dia, o profissional cometa algum erro e isso se aplica à todos os segmentos e profissões do mercado.

Alguns pequenos erros podem prejudicar os processos do comércio exterior, quando falamos específico da profissão e, consequentemente, atrapalhar seu trabalho gerando uma necessidade de refazer a tal demanda.

Separamos aqui algumas falhas que podem prejudicar o seu dia e que portanto, é necessária bastante atenção na execução delas. São eles:

  1. Falta de compliance: Conhecer as regras de cada país que você exporta e importação é fator crucial, não só na sua produtividade, mas em vários sentidos do comércio exterior. Busque acompanhar a legislação vigente e as regras estabelecidas.
  2. Realizar a Classificação fiscal ou NCM errados: Informar de forma errônea essas informações, pode gerar multas, gerando além de retrabalho, um prejuízo para a empresa.
  3. Não seguir o INCOTERMS: O Incoterm, Termos Internacionais de Comércio, tem como objetivo de padronizadas e regular aspectos diversos do comércio internacional. Como regras que determinam quem paga o frete da mercadoria, o seu ponto de entrega e quem deve fazer o seguro, entre outras coisas.
  4. Não fazer a Gestão do Processo:  Não acompanhar de perto a execução do processo, pode fazer com que o gestor não saiba precisamente o que está acontecendo com sua equipe e processos do seu setor, assim, gerando cobranças excessivas e desnecessárias.

É natural que processam precisam ser vistos e por vezes, revisadas por suas gestões, mas como os profissionais de comércio exterior lidam com processo finais, como emissão de documentos que são fundamentais para a operação, como a DU-E ou a DUIMP, é importante o cuidado redobrado nessas ocasiões.

Como evitar o retrabalho?

Eis que chegamos a grande pergunta deste conteúdo: como evitar o retrabalho na área e ganhar mais produtividade, rapidez e qualidades nas demandas evitando prejuízos?

Separamos algumas dicas que podem ser úteis para você:

Tempo e energia desperdiçado em tarefas de baixa prioridade

Fazer tarefas de baixa prioridade, consome o seu tempo e disposição. Prefira resolver os assuntos mais importantes e que são fundamentais para fazer com que o seu dia desenvolva do que as tarefas mais “rápidas”.

Escolher as tarefas mais rápidas, afeta significativamente a sua produtividade. Ele drena sua energia porque você dedica todo o seu tempo de trabalho em tarefas sem importância e, em seguida, você precisará se preocupar com as tarefas que você deveria ter trabalhado antes. Através dessa estratégia você será capaz de determinar a próxima tarefa importante na qual está trabalhando e executá-la imediatamente.

Mantenha um planejamento regular consolidado

Tenha em mente que começar planejando o seu dia de trabalho, irá fazer uma grande diferença ao longo do seu dia.

Foque a sua organização em uma só ferramenta de organização, como por exemplo um calendário, ou agenda ou ainda algum aplicativo.

Deixe sempre perto do seu local de trabalho e quando iniciar o seu dia, liste todas as suas atividades e vá marcando as que você já resolveu.

Não perca tempo usando mais de uma agenda, ou rabiscando várias vezes a mesma anotação.  Organize-se todos os dias através da criação da sua lista de “coisas a fazer”, como por exemplo, comece com as mais altas prioridades do dia, essas atividades que precisam ser desenvolvidas sem falta e vá diminuindo a importação das tarefas anotadas.

Ah, se você não completar a lista até o final do expediente, enfrente os itens incompletos no dia seguinte, não deixe passar nenhuma em branco!

Identifique tarefas que possam ser otimizadas

Hoje em dia com tantas soluções, é impossível não achar alguma que não possa ou não consiga ser otimizada. Na rotina de quem trabalha com exportação, por exemplo, sabe o quanto é trabalhoso estar no meio da DU-E e o sistema SISCOMEX cair e assim precisar fazer tudo novamente.

Em momentos como esse, contar com soluções como o sistema FCOMEX, facilita e muito a sua vida, porque através de sistemas assim, você salva o andamento de uma DU-E a qualquer momento e continua quando for necessário, não precisará mais dividir sua nota fiscal de exportação em diversas notas por causa do número de itens. Se quiser saber mais informações sobre o sistema, é só clicar aqui!

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Resumo

leandro.sprenger

Empreendedor, Apaixonado por Tecnologia, Especialista em TI para Comércio Exterior e responsável pela criação de diversos sistemas de BI para Comex por mais de 12 anos. Co-criador da Plataforma de Ensino SimulaComex e do Sistema FComex.

Tenha o roteiro de elaboração da DU-E em mãos!