DOCUMENTOS DE EXPORTAÇÃO | Lista dos principais

Os negócios no comércio exterior podem ser burocráticos, por isso, saber quais são os Documentos para Exportação é indispensável para quem deseja evitar problemas ou atrasos nos processos.

A documentação é relevante em todas as etapas, tanto para a legalidade do processo quanto para a segurança do produto, portanto, é um fator que deve ser considerado e analisado com detalhes para garantir a eficiência da exportação.

Por isso, no artigo de hoje vamos falar de maneira mais aprofundada sobre os Documentos na Exportação e qual a importância de cada um deles.

Vamos lá?  😉

Principais Documentos de Exportação: Lista completa

Abaixo listamos os principais documentos necessários para exportar

  1. Fatura Pro forma ou Proforma Invoice
  2. Fatura Comercial ou Commercial Invoice
  3. Romaneio de Carga ou Packing List
  4. Nota Fiscal de Exportação (NF-E)
  5. DU-E (Declaração Única de Exportação)
  6. Conhecimento de Embarque
  7. Apólice de Seguro de Transporte
  8. Certificado de Origem
  9. Carta de Crédito (L/C)

A seguir iremos descrever cada um dos principais documentos:

1. Fatura Pro forma ou Proforma Invoice

A Fatura Pro forma é o documento resultante do processo de negociação entre o exportador e o importador. Diferentemente da lista de preços ou do recebimento de uma simples solicitação de cotação, a Fatura Pro Forma indicará os detalhes acordados daquela compra específica, com todas as informações atinentes a ela.

2. Fatura Comercial ou Commercial Invoice

A Fatura Comercial é o documento de natureza contratual que espelha a operação de compra e venda entre o importador e o exportador. Usualmente, é mais comum encontrar sua definição em inglês: Commercial Invoice ou, simplesmente, Invoice.

Segundo a Receita Federal, a primeira via da fatura comercial será sempre a original. Ela  pode ser emitida, assim como as demais vias, por qualquer processo (art. 559 do Regulamento Aduaneiro).

3. Romaneio de Carga ou Packing List

O Romaneio de Carga é o documento de embarque que discrimina todas as mercadorias embarcadas ou todos os componentes de uma carga em quantas partes estiver fracionada. O objetivo do Packing é facilitar a identificação e localização de qualquer produto dentro de um lote, além de facilitar a conferência da mercadoria por parte da fiscalização, tanto no embarque como no desembarque.

4. Nota Fiscal de Exportação (NF-E)

Nota Fiscal de Exportação é um importante documento na movimentação das mercadorias e qualquer erro referente a ela pode causar grandes prejuízos. Este documento obrigatório traz todas as informações sobre a sua mercadoria, para que desta forma ela possa circular desde o país de origem ao destino. Sendo assim, ela é primordial para realizar o despacho aduaneiro e ainda para o embarque

5. DU-E (Declaração Única de Exportação)

DU-E é um documento eletrônico que contém informações de natureza aduaneira, administrativa, comercial, financeira, tributária, fiscal e logística, que caracterizam a operação de exportação dos bens por ela amparados e definem o enquadramento da operação; e serve de base para o despacho aduaneiro de exportação.

6. Conhecimento de Embarque

Conhecimento de Embarque é um dos documentos mais importantes do Comércio Exterior, pois transmite a posse da mercadoria, entre outras funcionalidades. Ele é emitido pela companhia responsável pelo transporte da mercadoria.

Esse documento, independente do modal serve para oficializar a contratação da operação do transporte internacional, comprovar o recebimento da carga na origem, além da obrigação de entregá-la no destino, constituindo a prova de posse e propriedade da mercadoria. Este documento recebe denominações de acordo com o meio de transporte utilizado. São exemplos: Air Waybill (AWB) e Bill of Lading (BL ou B/L).

7. Apólice de Seguro de Transporte

A Apólices de Seguro para Transportes é uma forma de proteger o transportador de alguns riscos no trajeto, como acidentes, roubos e avarias na carga. Esse seguro tem como objetivo cobrir possíveis danos e prejuízos causados à carga transportada, seja ela por vias aéreas, terrestres ou marítimas.

Confira o nosso artigo sobre os Tipos de Modais de Transporte!

Lembrando que a contratação do seguro pode ser feita em apólices avulsas (uma por viagem) ou apólice aberta (que contempla várias viagens).

8. Certificado de Origem

O Certificado de Origem é o documento (em papel ou digital) que assegura a origem da mercadoria, ou seja, ele certifica que a mercadoria foi elaborada utilizando os critérios de produção previamente estabelecidos, respeitando as regras de origem contidas no regime de origem.

No comércio exterior, é utilizado basicamente para concessão de preferência tarifária resultante de um acordo comercial.

9. Carta de Crédito (L/C)

A Carta de Crédito é uma modalidade de pagamento que possui regulação internacional, além da intermediação de um ou mais bancos, de forma a garantir a segurança da transação comercial entre exportador e importador. Assim como os Incoterms, a Carta de Crédito também é regulada pela Câmara Internacional do Comércio.

Documentos de Exportação por etapas

Abaixo detalhamos os principais documentos de exportação por etapas dentro do Fluxo de exportação.

Documentos de Pré Embarque

Os Documentos de Exportação considerados como Pré embarque são aqueles que devem ser emitidos pelo exportador e/ou obtidos de órgãos e entidades que participam do processo de exportação.

Nesta categoria, se enquadram os documentos necessários para circulação da mercadoria no país de origem e os documentos necessários para o embarque ao exterior.

Documentos necessários para circulação da mercadoria no país de origem são:

  • Fatura Comercial ou Commercial Invoice
  • Romaneio de Carga ou Packing List
  • Nota fiscal de Exportação
  • Certificados adicionais, quando necessários

Documentos necessários para o embarque ao exterior:

  • Romaneio de Carga ou Packing List
  • Nota fiscal de exportação
  • DU-E (Declaração de Exportação) no Portal Siscomex
  • Certificado de Origem (Dependerá do acordo comercial entre os dois países, se houver) 
  • Conhecimento de embarque (emitido após o embarque)

Documentos de Pós Embarque

Nesta categoria, se enquadram os documentos para negociação junto ao banco e os documentos contábeis.

Os documentos para negociação junto ao Banco (pagamento) são:

  • Fatura comercial
  • Conhecimento de embarque
  • Letra cambial ou saque
  • Carta de crédito (original)
  • Fatura e/ou visto consular (Se houver)
  • Certificados adicionais (quando necessário)
  • Apólice ou certificado de seguro (caso a condição seja CIF)
  • Borderô ou carta de entrega

Qual a importância de saber os documentos para exportação?

Expandir os negócios para o exterior é o objetivo de muitas empresas e nesse momento, o planejamento para a exportação é recomendável, pois o mercado internacional oferece oportunidades únicas para o crescimento e a estabilidade.

Entretanto, a obrigatoriedade dos documentos para a exportação mostra a importância de saber tudo sobre a legalidade antes de iniciar o processo.

👉 Confira nosso artigo sobre o Passo a Passo para Exportar Produtos!

Elabore a documentação necessária para a exportação

 A documentação é uma parte de extrema importância para que a exportação ocorra de acordo com os trâmites aduaneiros. Por ser um processo internacional a lista de documentos é bastante longa, mas se a sua empresa está sem nenhuma pendência fiscal, será relativamente fácil obter todos os documentos necessários sem muita dor de cabeça.

Estratégia integrada para exportar

Uma vez que as formalidades foram cumpridas, é necessário elaborar uma estratégia sólida e integrada de exportação. Nesse sentido, deve-se entender sobre a cultura de importação do país de destino da carga, assim como a sua legislação aduaneira e quais as precauções a se tomar para que a carga seja admitida no país sem qualquer problema.

Essa etapa também é fundamental para garantir que você tenha então uma margem de lucro favorável dentro do processo de exportação. É nela que você vai conhecer os custos envolvidos no processo de exportação, assim como definir qual a melhor rota e modal de transporte para que a sua carga chegue com segurança e dentro do prazo estipulado.

Por se tratar de uma cultura diferente, é importante contar com o auxílio de um agente de carga para te guiar durante este processo, fornecendo todas as informações pertinentes à exportação da sua carga e assegurando o custo-benefício da operação.

Aspectos a definir nos Documentos de Exportação

Os principais aspectos a se definir em relação aos documentos de exportação são:

  • Características do produto (especificações, aplicações, dentre outras) ✔️
  • Embalagem para o transporte (tipo, material, peso, dimensões) ✔️
  • Volume disponível para a exportação (para entrega única e programada) ✔️
  • Preço (por unidade e total, na moeda da negociação) ✔️
  • Prazo de entrega (em função da confirmação do pedido ou do recebimento da carta de crédito) ✔️
  • Incoterm da Negocição

Módulo de Exportação no Portal Siscomex

A fim de tornar o comércio exterior mais ágil, simples, moderno e menos custoso é que o Portal Siscomex foi desenvolvido.

Na imagem abaixo podemos ver onde a nova Declaração Única de Exportação se encaixa dentro do Programa Portal Único de Comércio Exterior.

Para ilustrar:

Se você deseja importar produtos, confira o nosso artigo sobre os Principais Documentos para Importação!

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Resumo

Quais são os documentos necessários para exportação?

Os documentos necessários para exportação são Fatura Proforma, Fatura Comercial, Romaneio de Carga, DU-E, Conhecimento de Embarque, Apólice de Seguro de Transporte, Certificado de Origem e Carta de Crédito.

Sinara Bueno

Despachante Aduaneira, formada em Comércio Exterior e empreendedora. Apaixonada por criar e inovar no Comex! Trabalhou na área de importação e exportação de indústrias, consultorias de comércio exterior e, nos últimos anos, tem se dedicado aos sistemas para comex. É co-founder da Fazcomex Tecnologia para comércio exterior.

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